De kracht van plezier

Bij de events van Club BENG gaat het in de eerste plaats om kennis en inspiratie. Het bouwen van een professioneel netwerk is daaraan ondergeschikt maar zeker niet onbelangrijk. We zoeken betrokkenheid en verbinding. Humor en samen plezier hebben verbindt als geen ander. Kim de Ridder, Creative Director bij Boozed, schreef een blog over ‘De kracht van fun op events’:

Live communicatie blijft belangrijk, want ondanks alle digitalisering binnen de branche blijft fysieke connectie tussen mensen, producten en diensten van grote waarde. Het is van belang om ervoor te zorgen dat de betrokkenheid van je bezoekers voor, tijdens en ook na het event hoog is. Alleen op die manier zorg je ervoor dat de boodschap die je tijdens het event wilt over brengen, goed overkomt en blijft hangen. Hoe zorg je er voor dat je de betrokkenheid en de interactie met de bezoeker stimuleert en hoe kun je ‘de kracht van fun’ als middel inzetten om zo een mooie en leerzame beleving te bieden.

In dit artikel zoomen we in op de algehele interactie en specifiek de toepassing van het fun-element hierbij.

Interactie
Maak het event fun, dat zorgt voor meer engagement. Dit kan onder andere door de toevoeging van humor en een stukje event gamificatie, zowel in real life als virtueel.

Humor
Humor is een mooi middel om bezoekers tijdens een event te prikkelen. Je moet wel zorgen dat de humor aansluit bij de doelgroep. Humor heeft positieve effecten tijdens live communicatie die een meerwaarde geven aan de totale beleving.

  • Humor verminderd stress.
  • De bezoeker gaat zich op zijn gemak voelen en gaat hierdoor makkelijker connecties aan.
  • De bezoeker stelt zich open voor nieuwe ervaringen.

Humor kan de onderliggende sociale afstand tussen de bezoekers verkleinen en zorgt ervoor dat iedereen toegankelijker naar elkaar is. Ook kan humor ervoor zorgen dat de bezoeker zich ontspant, hierdoor blijft de content en de boodschap van het event langer hangen. Bij Boozed geloven wij in de kracht van humor, een knipoog en de fun die je hiermee aan een event kunt toevoegen. Maar hoe kan je humor nu inzetten tijdens een live event? Door een knipoog te maken naar een ‘overleden cocktail’ of een ‘spannende entree’.

Event Gamification
Het doel van gamificatie tijdens live communicatie events is om een vorm van competitie en spel toe te voegen aan de totale eventbeleving en de interactie tijdens het event te verhogen. Hierbij dien je wel op te letten dat het evenement niet één groot spel wordt en dat je het idee hebt dat je op een Kermis loopt. Je zult de ‘games’ moeten aansluiten op de boodschap die je tijdens het event wilt overbrengen. Gamificatie moet je zien als een middel om de fun-factor en daarmee de verbinding te vergroten bij de bezoekers. Als je het goed doet heeft het zeker een toegevoegde waarde en vergroot het niet enkel de betrokkenheid, maar ook de ROI van het event. 

Real-life gamificatie
Gamificatie wordt soms gezien als het enkel gebruiken van een app tijdens een event, maar juist in real-life kan je veel verschillende dingen doen om het ‘spelen’ tijdens het event te stimuleren. Ga eens out of the box als je denkt aan de standaard elementen die je terugziet op een event. Denk bijvoorbeeld aan een plenaire vergadering, waarin men vanuit de zaal niet naar een microfoon loopt, maar er een Catchbox de zaal in wordt gegooid; een zachte kubus waar een microfoon in verwerkt zit. Niet alleen heb je het spel element van een ‘balletje’ op gooien, maar het biedt de mogelijkheid voor gasten om ook helemaal achterin goed en duidelijk deel te nemen aan de discussie. Uiteraard kun je tijdens de events ook ‘echte’ spellen toevoegen om gamificatie toe te passen. Volgens het onderzoek van Dr. Bartle zijn er 4 type ‘gamers’ waar bij ieder op zijn eigen wijze ingespeeld kan worden:

  • Strevers: Zij spelen vooral voor de punten en om skills onder de knie te krijgen.
  • Ontdekkers: Die vinden voldoening in het uitpluizen hoe een spel in zijn werk gaat.
  • Socializers: Zij zien de spellen als een middel om met andere mensen te communiceren.

Killers: Dit zijn de spelers die genieten van de macht die zij tijdens een spel krijgen en dat zij zich tijdelijk beter kunnen voelen dan een ander. De winnaars mentaliteit. Het klinkt heel naar, maar het kan best bevredigend zijn wanneer je iemand tijdens een spel weet te verslaan.

Voorbeelden
Zo hebben wij eerder een Quiz setting geproduceerd voor het drankenmerk Monkey Schoulder. De Max & Monty Quiz vond plaats tijdens een internationale bartenderbeurs. Het samen spelen in teams spreekt uiteraard ‘de socializers’ aan. Het is een manier om kennis tijdens het spel te vergaren voor ‘de ontdekkers’, punten te scoren voor ‘de strevers’ en ‘de killers’ zullen enthousiast worden van de winst. Uiteindelijk is het wel belangrijk om te stellen dat het niet om het winnen gaat! Het gaat om de weg ernaartoe, de verbindingen die de spelers onderling leggen en de skills die ze tijdens de game op doen. In eerdergenoemd voorbeeld leerden zij niet alleen bartender skills tijdens de cocktail quiz rondes, maar ook feiten en informatie over het betreffende product. Op een leuke, leerzame manier stimuleer je de verbinding met het merk. Zo ook bij gamefication op de beursstand voor PostNL. Als je spelen wilt meenemen tijdens je volgende event, bedenk dan goed wat de boodschap is, die je wenst over te brengen. Zorg ervoor dat het géén ‘game plaza’ wordt, waar de samenhang ver te zoeken is. 

Food en fun 
De concepten van cateraars zijn steeds innovatiever en ook dat stimuleert interactie met bezoekers. Zo hebben wij onder andere in samenwerking met cateraar Hete Peper de ‘Hamburgerband’ vormgegeven. Niet alleen kun je zelf een ‘customised’ hamburger bestellen, maar deze zie je vervolgens via beeldschermen door de keuken gaan, waarna de échte hamburger op een lopende band verschijnt.

Ook hebben wij in deze samenwerking een ‘Theewand’ gecreëerd waarbij de bezoeker zelf zijn thee kan pakken. Beleving én fun factor!
De huidige corona-maatregelen kan je ook op een fun manier ombuigen. Zo hebben we onlangs een bar geproduceerd, welke op een speelse wijze omgaat met de anderhalve meter eis. De anderhalve meter is met deze bar ditmaal niet ‘standaard’ horizontaal gewaarborgd, maar juist verticaal. De bartenders staan hoog in de lucht om op de veilige anderhalve meter afstand jouw drankje aan te bieden.

App gamificatie
Uiteraard is het ook mogelijk om met virtuele apps ‘Gamificatie’ toe te voegen aan een live event. Maar je wilt er wel voor zorgen dat de bezoeker niet alleen op zijn telefoon zit. Juist niet! Om authentieke verbinding te maken, dien je de bezoeker te stimuleren om het echte contact aan te gaan. Wel kan een app ervoor zorgen dat je geholpen wordt in het maken van de verbinding. Apps bieden mogelijkheden voor de bezoeker om meer uit het event te halen. Wat is dan de fun-factor hieraan? Je zorgt ervoor dat de bezoeker niets misloopt, door middel van een grapje in de app of juist in de fysieke ruimte die je koppelt aan de app. Denk aan een real-life speurtocht. Dit zorgt ervoor dat mensen de hele locatie ‘ontdekken’ en door middel van een app en een QR code punten kunnen verzamelen. Zo stimuleer je dat de hele beurs wordt bezocht en wordt het fun element vergroot. 

Lay-out en styling
Ook de layout en styling tijdens een event vergroten de fun-factor. Alle eerder genoemde voorbeelden zouden niet mogelijk zijn, zonder passende styling en look-and-feel van de ‘game’. Door te verrassen in de lay-out en styling van je event zorg je ervoor dat het event blijft hangen. De knipoog, de glimlach door humor, vervreemding maar soms ook door een schrik momentje zorgen voor inprenting. Probeer de grenzen op te zoeken en te innoveren. Goed voorbeeld is Project Playground; het event liet zien hoe een event eruit kan zien binnen de anderhalve meter regels. En vooral hoe tof het nog steeds kan zijn!  De doelstelling was te prikkelen en enthousiasmeren door middel van sfeer, setting en beleving en dit was een mega succes. Zorg er tijdens een actief event ook altijd voor dat bezoekers even kunnen ontladen. Met relax area’s en plekken waar ze zich, na het ‘aan-staan’ ook even kunnen ontspannen. Hierdoor krijgen ze weer nieuwe energie om indrukken op te doen en verbindingen te leggen. Ook ontspanning kun je zien als een FUN moment.

Conclusie
Laten we het artikel afronden. Als je publiek niet betrokken is en zonder glimlach het event verlaat, dan weet je dat er iets niet goed is gegaan. Je wilt het publiek het event tot zijn volste laten beleven en benutten. De belangrijkste manier om dit te doen is door de betrokkenheid van de bezoeker te stimuleren en te vergroten. Wij geloven in de kracht van fun; het zorgt ervoor dat bezoekers zich betrokken voelen tot ver na het event. Uiteraard zul je niet iedereen tevreden kunnen stellen, maar door goed naar eerdere tips te kijken ben je op de goede weg. Veel succes… let’s make it fun!

Van Experience naar Branding

Experience design is dé manier om een memorabele user experience te creëren voor (potentiële) klanten. Boozed heeft de afgelopen twee decennia vooral maatwerk experiences voor live-events gecreëerd (live kun je immers alle zintuigen van de bezoekers prikkelen en hen een ervaring bieden die een onuitwisbare indruk achterlaat), toch heeft het afgelopen jaar laten zien dat event experience ook succesvol kan zijn online en op hybride events, mits je dit 360° aanpakt. Kim de Ridder, Creative Director bij Boozed, licht toe.

Experience design
‘Experience design gaat veel verder dan events alleen, het is enerzijds tot de kern van het merk komen en deze merkwaarden consequent uitdragen en anderzijds oprecht betrokken zijn bij de gebruiker. Dit vraagt maatwerk, een gepersonaliseerde aanpak welke nauw verbonden is aan een 360° benadering, misschien wel gelijkwaardig aan ‘multichannel’. Dit laatste begrip is niet gewoon een of andere marketingterm, maar een mindset die moet worden gedragen door het hele bedrijf.
Het vertaalt zich in het ontwerp van het item, de verpakking, de winkelschappen of complete winkel en alle contactmomenten die er zijn met de gebruiker. Denk aan Nike of Apple, waar gebruikers worden geprikkeld, uitgedaagd en geïnspireerd, zij herkennen zich in de brand identity, delen de brand voice en willen echt onderdeel zijn van deze community.
Binnen het soort projecten dat wij de afgelopen periode hebben gerealiseerd, zien wij een toename van projecten waarin experience design key is; een plek om te laten zien waar je als merk voor staat en connectie kunt maken met de gebruiker. Denk aan kantoren (club-house inrichting), horeca inrichting (i.s.m. met brands), Cash & Carry (sfeervolle displays), winkelinrichting (o.a. concept/pop-up stores, shop in shops) en mobiele initiatieven zoals een omgebouwde truck. Stuk voor stuk toffe creaties die wij ontworpen en gebouwd hebben, daar gaat ons creatieve hart sneller van kloppen!
Een leuke bijkomstigheid is dat maatwerk experiences op deze wijze veel langer blijven (be)staan dan op events. Zo genieten gebruikers er langer van en denken we ook aan het milieu.

Rental
‘Onze rental is als een grote winkel met allerlei items. Je kunt bij ons terecht voor het huren van onder andere bars, meubilair, decoratie, planten en catering materialen. Allerlei toffe items om tijdelijke experiences te realiseren. Van bruiloft tot bedrijfsfeest en van congres tot open dag. Op zoek naar iets specifieks en hebben wij het niet in ons verhuur assortiment? Geen probleem, dan maken we, verbuigen we, kleuren we of halen we het ergens anders vandaan. Op zoek naar een sfeerthema? Dat is bij ons geen probleem! Wij hebben namelijk een aantal thema collecties samengesteld om jou daar een handje bij te helpen.
De afgelopen maanden is onze designafdeling druk geweest om ons verhuurassortiment uit te breiden. Dit doen we met duurzame meubels, vaak van Nederlandse bodem, aangevuld met unieke, modulaire elementen die we zelf ontwerpen en produceren. Op basis van de moodboards Brave New World en Knaldrang voegen we dagelijks nieuwe items aan ons verhuurassortiment toe. Beide sferen sluiten goed aan bij het huidige sentiment en behoeftes. Voor nu dus al inzetbaar in online-settings en stagedesign en straks dus ook weer tijdens live events.’

Event trends die bepalend zijn voor je concept

De wereld zoals we die kennen vanaf begin jaren negentig krijgt een heel ander karakter. Minder open, minder avontuurlijk, minder vrij en minder vrijblijvend. De behoefte aan vertrouwen en échte verbinding met elkaar groeit.

Boozed is voortdurend op zoek naar inspiratie vanuit allerlei disciplines om op die manier altijd ‘on trend’ te blijven met onze bedrijfsvoering, dienstverlening en assortiment. In deze zoektocht kwamen we in aanraking met het PIM Trendrapport 2021. Een ingedikt voorproefje uit dit rapport wil ik graag delen, omdat het zo waardevol is bij het tot stand komen van concepten.

Bij de verschillende thema’s hebben we toepassingen geschetst hoe we daar als eventbranche mee zouden kunnen omgaan.

  1. Samen sterk
    De manier van samenzijn is aan het veranderen. Ging ‘samen’ de afgelopen tweeënhalve decennia vooral om het principe ‘hoe meer zielen, hoe meer vreugd’, de komende tijd maken we onze communities vooral kleiner. Samenzijn doen we veel meer om veiligheid, geborgenheid en intimiteit bij anderen te zoeken. We trekken ons terug in kleinere bubbels, samen met gelijkgestemden en vanuit dezelfde waarden en overtuigingen. Bovendien hebben we steeds meer behoefte om nuttig te doen; om van betekenis te zijn. Ook dat verschilt met het open en meer vrijblijvende karakter van de netwerken en communities van voorheen. Voorzien wordt dat een merk steeds vaker de facilitator zal zijn om als consument of burger ergens aan bij te kunnen dragen. Samen sterk gaat ook om innovatie van producten en services.

  • Uit deze trend kan je bijvoorbeeld aan hacketons of andere soortige samenkomsten van medewerkers denken om gezamenlijk een oplossing of innovatie te ontwikkelen.
  • Ook passen activiteiten om iets goeds te doen binnen deze trend. Maar ook co-creatie van het event zelf; voor en door het team.
  • Goed nadenken over de doelgroep en de samenstelling van uitnodigingen wordt steeds belangrijker. Dus niet meer hoe meer hoe beter, maar goede segmentatie om de kwaliteit te borgen.

  1. Naturiteit
    De natuur geeft een gevoel van veiligheid en rust. Daarom zoeken we de natuur steeds meer op en halen we ‘m ook veel meer naar onze leefwereld toe. De laatste interieurtrends zijn daar een mooi voorbeeld van. Onze onzekerheid over de toekomst projecteren we ook op de natuur en het klimaat: we beseffen dat er veranderingen nodig zijn om de aarde leefbaar en gezond te houden en we zetten allerlei nieuwe technologieën in om de natuur te verbeteren. Kun je als merk mensen helpen om meer tijd buiten door te brengen of het gevoel van buiten te ervaren?

  • De natuur als decor voor events letterlijk of figuurlijk, beide zijn goed toe te passen. Alleen al de suggestie van groen verlaagt de bloeddruk van bezoekers.
  • Events in de natuur, zijn de ultieme vorm van naturiteit. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor een rouwdienst. Niet iets waar je direct aan denkt, maar de natuur biedt daarbij troost en veiligheid.
  • Echte bomen, gras, florale decoratie, ze geven een gevoel van rust. En je kan ze prima integreren in het eventdesign op locaties binnen. Daarnaast is de geur ook heel prettig. Dit kan je ook met geurcomputer nabootsen.
  • Ook cateringconcepten lenen zich goed om het natuurgevoel in naar voren te brengen; pure ingrediënten en natuurlijke elementen als mos of hout als serveer plateaus.
  • Geluiden vanuit de natuur dragen zeker hun steentje bij en ook in de verlichting kan je de zonintensiteit gedurende de dag nabootsen en toffe projecties creëren.

  1. Escapisme
    Omdat angst en onzekerheid volgens het trendmodel toenemen de komende jaren, neemt ook de drang om even aan die druk te ontsnappen steeds meer toe. Het rapport stelt vast dat er een periode aankomt van relatieve angst en onzekerheid. Merken dienen zich dan ook af te vragen welke activaties of innovaties ze kunnen bieden om consumenten te helpen de angst te reduceren en daarmee het feel-good-gevoel te versterken. Uit het rapport: ‘Technologie kan daarin een rol spelen door extra belevingslagen aan de werkelijkheid toe te voegen. Gamification wordt bijvoorbeeld ingezet om personeel te motiveren of merkbelevingen 24/7 toegankelijk te maken.

  • Escapisme kan je heel goed in events betrekken. Met gave catering concepten waar je gasten een moment van indulgence, of te wel genot bezorgt, creëer je culinaire escapes. Dit kan zowel in food als in dranken.
  • Ook een goed opgezet programma met entertainment; zang, dans, een super goede speech die je kippenvel geeft. Een show die herinneringen maakt en zorgt dat de gasten even niet aan hun dagelijkse sores denken.
  • Het decor van een event brengt je in een andere wereld, fantasie, herinneringen allemaal aspecten die je daarbij kunt gebruiken. Denk daarbij aan festivals Burning man, Wildeburg of Georgie’s Wundergarten.
  • Een super tof merk waar we veel voor werken is Hendrick’s Gin die met hun ‘Unusual approach’ consumenten en bezoekers een instant-feel-good gevoel geeft.
  • En als laatste een full sensetory beleving waarbij al je zintuigen worden getriggerd en je dus voor een moment echt in een andere wereld bent.

  1. Strijdlust
    Er ontstaat een bijzondere dynamiek tussen enerzijds een maatschappij die steeds meer verantwoordelijkheid eist van bedrijven en merken en anderzijds tussen mensen en organisaties die die verantwoordelijkheid oppakken en strijden voor een betere wereld. Deze strijdlustige sfeer leidt tot allerlei massaal protest, zowel in de digitale als in de fysieke wereld. Daarmee wordt verantwoordelijkheid steeds meer afgedwongen. Door de kracht van de ‘crowd’ wordt het voor merken en organisaties steeds lastiger om onzichtbaar of op de achtergrond te blijven en niet actief bij te dragen aan maatschappelijke en sociale vraagstukken en uitdagingen.

  • Laat de doelgroep echt meedenken en indien mogelijk meewerken aan het event. Wat zijn hun ideeën, wensen, struggles.
  • Stimuleer zelfstandigheid bij in het organiseren van events; geef klein groepen de ruimte om events te organiseren, maak budget vrij waarmee ze zelf aan de slag kunnen.

  1. Kwaliteit
    De manier waarop mensen de kwaliteit van producten, diensten, merken en organisaties beoordelen, gaat veranderen. Mensen nemen niet langer genoegen met mooie verhalen: ze willen weten wat een merk daadwerkelijk doet. Met storytelling alleen komen merken dus niet meer weg. Om vertrouwen te krijgen zoekt men naar bewijs, feiten, transparantie en authenticiteit. Waar komt het product vandaan, waar is het precies van gemaakt en hoe zijn de arbeidsomstandigheden in de fabriek? Kwaliteit gaat ook steeds meer over degelijkheid en eenvoud, want dat maakt zaken overzichtelijk. Geef inzicht in producten en ambities. Dan kan en hoeft niet alles perfect te zijn. Dus? ‘Wees transparant en helder over de status quo en de concrete stappen die worden gezet.’

  • Binnen deze trend kan je als organisator meer inzicht geven in de footprint van het event. Werk samen met duurzame organisatiebureaus, cateraars en toeleveranciers. Combineer reizen en compenseer waar mogelijk.
  • Zorg voor een ijzersterke boodschap en laat het event echt van toegevoegde waarde zijn voor de communicatie. Geef ze meer dan dat ze online zouden krijgen; meer inhoud, meer beleving, meer kippenvel en meer ‘ons’ gevoel.

  1. Aandacht
    Hoe krijgt een merk in de toekomst nog aandacht van de doelgroep? Een interessante vraag omdat de strijd om aandacht steeds groter wordt. Mensen kunnen de enorme bak aan informatie die op ze afkomt simpelweg niet meer verwerken. Met alle gevolgen van dien. Aandacht wordt schaars en men gaat er steeds selectiever mee om. Met gestandaardiseerde en geautomatiseerde aandacht komen merken niet meer weg; alleen met échte menselijke aandacht maak je nog verbinding. Het herkennen en erkennen van hele specifeke of persoonlijke behoeften en het verkleinen van de afstand tussen merk en klant zijn nodig om de aandacht van klanten voor je te winnen. Maar denk ook aan ‘less is more’. Consumenten zijn steeds vaker bereid te betalen voor het tijdelijk ‘uitzetten’ van dingen. Denk aan JOMO, de noise cancelling-koptelefoons, de soundprint van restaurants en apps die helpen om te concentreren. Wat kan jouw merk betekenen als het gaat om aandacht en focus?

  • Binnen deze trend kan je denken aan heidesessies, even weg van alle prikkels, misschien zelfs je telefoon inleveren. Bereikbaar ben je dan in nood via een centraal nummer.
  • Ook een soundprint zou op netwerk events goed toepasbaar zijn. Net als een silent disco achtige setting waarbij je alleen de spreker hoor en niet afgeleid wordt door hoestende mensen.
  • Iedere bezoeker is uniek en zou ook die persoonlijke aandacht moeten krijgen. Gepersonaliseerde aandacht in accreditatie en welkom heten verzorgd door de steeds betere ticketing en accreditatie systemen, cateringwensen; diëten of misschien wel guilty pleasures, break out sessies en ontzorgen, passen volledig in dit thema. Deels geautomatiseerd vanuit het systeem maar tot in de puntjes uitgevoerd.