Het intranet, de interne nieuwsbrief, posters, flyers of Whatsapp. Dit zijn allemaal voorbeelden van communicatie die binnen een organisatie plaats kunnen vinden oftewel interne communicatie. Interne communicatie is de informatieoverdracht tussen mensen die werkzaam zijn binnen eenzelfde organisatie. Deze communicatievorm is een van de belangrijkste factoren voor een optimaal functionerend bedrijf. Het is als het ware de lijm die het bedrijf bij elkaar houdt en ervoor zorgt dat er geen misverstanden ontstaan tussen medewerkers en de managers. Echter, bij het uitwisselen van interne boodschappen kan ruis ontstaan waardoor boodschappen anders opgevat worden dan bedoeld. Dit leidt tot wantrouwen, minder productiviteit en medewerkers zullen eerder geneigd zijn om een andere werkgever te zoeken. Ieder bedrijf streeft ernaar dat de zaken goed lopen en naar een mooie omzet. Maar om extern te winnen moet je eerst intern beginnen. Boost je interne communicatie dus met de tips die je in deze blogs vindt!
Allereerst is het belangrijk om te weten dat er met interne communicatie een aantal doelen worden nagestreefd. Het faciliteren van het werkproces (taakinformatie) om ervoor te zorgen dat iedere medewerker ervan op de hoogte is wat zijn taak/rol binnen het bedrijf is en de procedures kent. Verder is het van belang om de organisatie te richten en de identificatie bij medewerkers met het bedrijf te versterken (beleidsinformatie). Je communiceert helder waar het bedrijf voor staat en waar het voor gaat. Hiernaast is het ook belangrijk om alle informatie te blijven vernieuwen en medewerkers up-to-date te houden over alles wat er bedacht wordt binnen een bedrijf (kennismanagement). Ten slotte is het belangrijk voor medewerkers om te weten met wie ze nou eigenlijk werken en dat ze zich echt onderdeel voelen van een team (sociale informatie).
Waar gaat het vaak mis?
Hoe eenvoudig het ook lijkt, de interne communicatie op orde krijgen kost veel tijd en moeite. Zeker binnen grotere organisaties is dit een uitdaging. Je hebt namelijk veel mensen die je met elkaar in contact moet brengen, betrokken wil maken en op de hoogte wil stellen van je strategische keuzes. Echter, het probleem is dat je niet zo 1-2-3 kunt controleren wie je bericht heeft begrepen en wie juist niet. Goede interne communicatie is dan ook meer dan alleen zenden. Het is juist tweerichtingsverkeer! Vooral in organisaties met een strakke hiërarchie gaat dit helaas vaak mis. De onderste lagen worden niet aangehoord, of krijgen zelfs überhaupt niet de kans om bij te dragen aan het gesprek. Dit is natuurlijk zonde, want je medewerkers zitten vol met kennis en weten vaak wat mogelijk wel of niet werkt op de werkvloer. Het is dus vooral belangrijk om alle medewerkers de ruimte en mogelijkheid te geven om ook terug te communiceren. Uiteindelijk heeft iedereen het recht om gehoord te worden en zeker binnen een team!
Gebruik een platform
Uit onderzoek is gebleken dat 74% van de medewerkers in organisaties zonder communicatieplatform zich niet betrokken voelt. Ook blijkt dat bedrijven met een intern communicatieplatform wel 30% meer engagement merken onder hun medewerkers. Medewerkers kunnen via dit platform eenvoudig onderling en met hun managers communiceren. Het zorgt voor meer transparantie en is een stuk overzichtelijker dan mailing. Er is in principe niets mis met e-mailen, maar dit wordt steeds onoverzichtelijker naarmate meer mensen gaan reageren of willen bijdragen. Het inzetten van een intranet platform dat toegankelijk is voor iedere medewerkers maak communiceren met elkaar net een stuk gemakkelijker. Zorg wel dat je één platform gebruikt zodat het ook echt overzichtelijk blijft.
Houdt het interactief, vermakelijk en visueel
Het aantal millennials en werknemers uit generatie Z neemt steeds meer toe op de werkvloer. Je kunt je interne communicatie hier dan ook het beste goed op aanpassen. Werknemers binnen deze leeftijdsgroep zijn online zeer actief en zitten echt niet te wachten op langdradige nieuwsbrieven of saaie artikelen. Deze nieuwe generatie is op zoek naar een sociaal medium. Het is niet voor niets dat 93% van deze generatie actief is op tenminste één social media platform. Wil je dus dat jouw nieuws echt binnenkomt bij deze generatie? Gebruik dan bijvoorbeeld storytelling of infographics en maak het interactief en visueel.
Less is more
Houdt het kort, maar krachtig. Hiermee bedoel ik dat je beter niet voor alles wat er gebeurt binnen je organisatie een bericht of mail kunt sturen. Oftewel overcommunicatie. Het is namelijk niet altijd even relevant voor alle medewerkers die wel wat beters aan hun hoofd hebben. Zorg dat de juiste berichten bij de juiste personen komen. Stuur jij iedere week een mail naar de gehele organisatie vol info die niet per se belangrijk is? Rekenen maar dat deze over een tijdje direct naar de prullenbak worden verplaatst als ze binnen komen. Als je dan toch een keer een belangrijke boodschap wilt overbrengen is de kans groot dat vrijwel niemand hier wat van mee krijgt. Zorg dus dat je niet te enthousiast bent met het communiceren binnen de organisatie. Verzamel liever alle belangrijke punten en doe bijvoorbeeld eens in de twee weken een update of mededeling de deur uit.
Vier successen gezamenlijk
Het is van belang dat je je waardering naar medewerkers ook regelmatig uitspreekt. Een uitstekende manier om dit te doen is het gezamenlijk vieren van successen. Op deze manier voelen medewerkers zich echt onderdeel van de organisatie. Daarnaast creëer je, door hier een momentje van te maken, een gevoel van betrokkenheid bij je werknemers. Transparante interne communicatie zorgt ervoor dat zij eerder op de hoogte zijn van de successen. Dit houdt medewerkers gemotiveerd om samen te blijven gaan voor een maximaal resultaat.
Feedback
Zoals ik al aangaf, interne communicatie is tweerichtingsverkeer. Het is belangrijk om te zenden, maar ook om te ontvangen. Het management moet niet de enige afdeling zijn die intern communiceert. Iedere laag binnen de organisatie moet feedback kunnen geven op plannen die door de directie zijn bedacht. Nog beter zou zijn dat je van iedere afdeling iemand meeneemt in het maken van deze plannen. Meestal zitten de medewerkers vol met creatieve ideeën en kennis van de specifieke processen binnen de organisatie. Het is zonde om deze kennis onbenut te laten. Naast het feit dat er vaak de nodige goede ideeën tussen zitten draagt het horen van hun feedback ook bij aan het gevoel van waardering vanuit de organisatie. Stimuleer dus ook de bottom-up communicatie door als leidinggevende nauw contact te houden met medewerkers en te weten wat er onder hen speelt.
Creëer verbondenheid
Werknemers binnen een organisatie met elkaar in contact brengen is één van de vier hoofddoelen van interne communicatie (sociale informatie). Teams met elkaar in contact brengen zorgt voor meer verbinding. Zo weten de mensen van sales wat ze aan het doen zijn bij de marketingafdeling en andersom. Dit zorgt voor meer begrip over elkaars werkzaamheden, planning en belangen. Daarnaast kan deze verbinding zorgen voor het uitwisselen van ideeën en kennis wat invloed heeft op de effectiviteit en efficiëntie van alle medewerkers. Door ‘Wat doet mijn collega-sessies’ of een ‘Deel je successen-markt’ te organiseren, kan je teams al met elkaar in contact brengen, zijn ze beter op de hoogte van wat er gebeurt en kunnen mogelijk interessante koppelingen worden gelegd. Ook is het gewoon een leuke manier om je collega’s beter te leren kennen. Ja, dit kost tijd voor iedereen, maar het levert ook veel op en voorkomt dat er zogenaamde ‘eilandjes’ ontstaan binnen organisaties.
Al met al “Clients do not come first. Employees come first. If you take care of your employees, they will take care of the clients.” Je begrijpt het vast al, zorg dat je medewerkers altijd voldoende betrekt bij alle zaken die binnen de organisatie spelen. Voorkom te veel top-down communicatie en stimuleer bottom-up communicatie juist. Houd het transparant en zorg dat medewerkers altijd eerst informatie krijgen voordat het gedeeld wordt met de buitenwereld. Als medewerkers zich gewaardeerd en gehoord voelen functioneren ze het beste!
