Behoefte aan fysiek samenzijn blijft.

Enkele partners van Obsession waren onlangs uitgenodigd voor een ontbijtsessie. Zeg maar een focusgroep waar Obsession graag de dialoog mee aanging om vooruit te kijken. Wat als er straks weer meer kan? Belangrijkste conclusie: er is een schreeuwende behoefte aan evenementen om bij elkaar te komen. Ook niet onbelangrijk: partners verwachten dat deze evenementen veel meer gericht zullen zijn op de emotionele en zachte kant van het elkaar ontmoeten, van het echte contact. Evenementen met meer fun, teambuilding en het met elkaar doorleven van de kernwaarden van het bedrijf of organisatie.

Het was even schrikken in maart 2019. Voor Obsession bestond tot dan 95% van de activiteiten uit het organiseren van fysieke bijeenkomsten voor haar nationale en internationale partners. Zeker, bij de congressen voor grote associates was er vaak wel een digitale component (we spreken nu van een hybride opzet), maar het draaide altijd om de fysieke bijeenkomst, om het elkaar fysiek ontmoeten. Hans Klaver, Sales & Marketing Manager: ‘Ondernemend zijn zit in ons DNA, dus we hebben gelijk gereageerd. We hadden geluk voor organisaties te werken die altijd blijven communiceren. We zijn meegegaan met de behoefte om digitaal met elkaar in gesprek te blijven. We hebben samen met Solid en Beeldr een startup opgezet, Squares, waarmee digitale ontmoetingspleinen worden ontwikkeld. We gingen aan de slag met digitale en hybride events, wel altijd vanuit het oogpunt van live communicatie.’

‘Wij geloven nog steeds in de fysieke ontmoeting. Het is zo belangrijk om non verbale signalen op te pikken, om de wandelgangen te benutten, om echt contact te maken. Wij wilden weten wat de impact is van het ontbreken van fysiek contact op ons functioneren, de omzet en de bedrijfscultuur en onderzochten dit samen met DVJ Insights onder 1.331 werknemers en leidinggevenden. Wat blijkt? Een derde van de respondenten kampt door corona met een omzetdaling, en een overgrote meerderheid geeft aan dat dit mede komt door het gebrek aan fysiek contact.’

Uit het onderzoek blijkt verder dat bijna de helft van Nederlandse werknemers en leidinggevenden met een negatieve blik terug kijkt op een jaar werken in coronatijd. Vooral het beperkte sociale contact, uitval van collega’s door ziekte of stress, en gebrek aan beurzen en events spelen ons parten. Bij een derde heeft corona geresulteerd in een omzetdaling. Het ontbreken van fysiek contact met collega’s en klanten speelt hierbij volgens 77% van de respondenten een rol. Een grote rol zelfs volgens 43%. Opvallend is bovendien dat het ontbreken van fysiek contact volgens een derde van de leidinggevenden leidt tot verwatering van de interne cultuur. Gerben Plasmeijer, eigenaar van Obsession en initiatiefnemer van het onderzoek: ‘Dit onderzoek laat zien hoe impactvol fysieke ontmoetingen zijn. Door elkaar te zien, te spreken en met elkaar te sparren ontstaan nieuwe ideeën en inzichten. Fysieke ontmoetingen tussen collega’s, maar ook met klanten en relaties zorgen ervoor dat organisaties zich verder kunnen ontwikkelen.’

Hans Klaver erkent dat digitaal werken zeker meerwaarde heeft. ‘Het is efficiënt, je bereikt een breder publiek, er komt veel data beschikbaar. Maar de zachte kant, de emotionele kracht van het fysiek samenzijn ontbreekt. Het belang daarvan wordt onderschat. We moeten nadenken over wat het Nieuwe Werken gaat betekenen. Kan het veranderende kantoor wel een ontmoetingsplek blijven voor inspiratie, innovatietrajecten en teammeetings? Events zijn een natuurlijk gevolg om in de hybridewerkvorm voor onderlinge ontmoetingen te zorgen. De behoefte om mensen samen te brengen blijft. Om cohesie te bewerkstelligen, samenwerking te bevorderen, innovatietrajecten succesvol te laten verlopen, elkaar te inspireren. De fysieke ontmoeting is daarin een onmisbare schakel. Ook hierin ga je de digitale component vaker terugzien. Denk aan inhoudelijke webinars of podcast in het voortraject. Of kleinschalige events waarbij een breder publiek bereikt wordt met een interactief platform. Dus ja de fysieke ontmoeting is daarin een onmisbare schakel, maar in de toekomst wel in een nieuwe mengvorm.’

Van Experience naar Branding

Experience design is dé manier om een memorabele user experience te creëren voor (potentiële) klanten. Boozed heeft de afgelopen twee decennia vooral maatwerk experiences voor live-events gecreëerd (live kun je immers alle zintuigen van de bezoekers prikkelen en hen een ervaring bieden die een onuitwisbare indruk achterlaat), toch heeft het afgelopen jaar laten zien dat event experience ook succesvol kan zijn online en op hybride events, mits je dit 360° aanpakt. Kim de Ridder, Creative Director bij Boozed, licht toe.

Experience design
‘Experience design gaat veel verder dan events alleen, het is enerzijds tot de kern van het merk komen en deze merkwaarden consequent uitdragen en anderzijds oprecht betrokken zijn bij de gebruiker. Dit vraagt maatwerk, een gepersonaliseerde aanpak welke nauw verbonden is aan een 360° benadering, misschien wel gelijkwaardig aan ‘multichannel’. Dit laatste begrip is niet gewoon een of andere marketingterm, maar een mindset die moet worden gedragen door het hele bedrijf.
Het vertaalt zich in het ontwerp van het item, de verpakking, de winkelschappen of complete winkel en alle contactmomenten die er zijn met de gebruiker. Denk aan Nike of Apple, waar gebruikers worden geprikkeld, uitgedaagd en geïnspireerd, zij herkennen zich in de brand identity, delen de brand voice en willen echt onderdeel zijn van deze community.
Binnen het soort projecten dat wij de afgelopen periode hebben gerealiseerd, zien wij een toename van projecten waarin experience design key is; een plek om te laten zien waar je als merk voor staat en connectie kunt maken met de gebruiker. Denk aan kantoren (club-house inrichting), horeca inrichting (i.s.m. met brands), Cash & Carry (sfeervolle displays), winkelinrichting (o.a. concept/pop-up stores, shop in shops) en mobiele initiatieven zoals een omgebouwde truck. Stuk voor stuk toffe creaties die wij ontworpen en gebouwd hebben, daar gaat ons creatieve hart sneller van kloppen!
Een leuke bijkomstigheid is dat maatwerk experiences op deze wijze veel langer blijven (be)staan dan op events. Zo genieten gebruikers er langer van en denken we ook aan het milieu.

Rental
‘Onze rental is als een grote winkel met allerlei items. Je kunt bij ons terecht voor het huren van onder andere bars, meubilair, decoratie, planten en catering materialen. Allerlei toffe items om tijdelijke experiences te realiseren. Van bruiloft tot bedrijfsfeest en van congres tot open dag. Op zoek naar iets specifieks en hebben wij het niet in ons verhuur assortiment? Geen probleem, dan maken we, verbuigen we, kleuren we of halen we het ergens anders vandaan. Op zoek naar een sfeerthema? Dat is bij ons geen probleem! Wij hebben namelijk een aantal thema collecties samengesteld om jou daar een handje bij te helpen.
De afgelopen maanden is onze designafdeling druk geweest om ons verhuurassortiment uit te breiden. Dit doen we met duurzame meubels, vaak van Nederlandse bodem, aangevuld met unieke, modulaire elementen die we zelf ontwerpen en produceren. Op basis van de moodboards Brave New World en Knaldrang voegen we dagelijks nieuwe items aan ons verhuurassortiment toe. Beide sferen sluiten goed aan bij het huidige sentiment en behoeftes. Voor nu dus al inzetbaar in online-settings en stagedesign en straks dus ook weer tijdens live events.’

De kracht van fun op events

Live communicatie blijft belangrijk, want ondanks alle digitalisering binnen de branche blijft fysieke connectie tussen mensen, producten en diensten van grote waarde. Het is van belang om ervoor te zorgen dat de betrokkenheid van je bezoekers voor, tijdens en ook na het event hoog is. Alleen op die manier zorg je ervoor dat de boodschap die je tijdens het event wilt over brengen, goed overkomt en blijft hangen. Hoe zorg je er voor dat je de betrokkenheid en de interactie met de bezoeker stimuleert en hoe kun je ‘de kracht van fun’ als middel inzetten om zo een mooie en leerzame beleving te bieden.

In dit artikel zoomen we in op de algehele interactie en specifiek de toepassing van het fun-element hierbij.

Interactie
Maak het event fun, dat zorgt voor meer engagement. Dit kan onder andere door de toevoeging van humor en een stukje event gamificatie, zowel in real life als virtueel.

Humor
Humor is een mooi middel om bezoekers tijdens een event te prikkelen. Je moet wel zorgen dat de humor aansluit bij de doelgroep. Humor heeft positieve effecten tijdens live communicatie die een meerwaarde geven aan de totale beleving.

  • Humor verminderd stress.
  • De bezoeker gaat zich op zijn gemak voelen en gaat hierdoor makkelijker connecties aan.
  • De bezoeker stelt zich open voor nieuwe ervaringen.

    Humor kan de onderliggende sociale afstand tussen de bezoekers verkleinen en zorgt ervoor dat iedereen toegankelijker naar elkaar is. Ook kan humor ervoor zorgen dat de bezoeker zich ontspant, hierdoor blijft de content en de boodschap van het event langer hangen. Bij Boozed geloven wij in de kracht van humor, een knipoog en de fun die je hiermee aan een event kunt toevoegen. Maar hoe kan je humor nu inzetten tijdens een live event? Door een knipoog te maken naar een ‘overleden cocktail’ of een ‘spannende entree’.

Event Gamification
Het doel van gamificatie tijdens live communicatie events is om een vorm van competitie en spel toe te voegen aan de totale eventbeleving en de interactie tijdens het event te verhogen. Hierbij dien je wel op te letten dat het evenement niet één groot spel wordt en dat je het idee hebt dat je op een Kermis loopt.

Je zult de ‘games’ moeten aansluiten op de boodschap die je tijdens het event wilt overbrengen. Gamificatie moet je zien als een middel om de fun-factor en daarmee de verbinding te vergroten bij de bezoekers. Als je het goed doet heeft het zeker een toegevoegde waarde en vergroot het niet enkel de betrokkenheid, maar ook de ROI van het event.

Real-life gamificatie
Gamificatie wordt soms gezien als het enkel gebruiken van een app tijdens een event, maar juist in real-life kan je veel verschillende dingen doen om het ‘spelen’ tijdens het event te stimuleren. Ga eens out of the box als je denkt aan de standaard elementen die je terugziet op een event. Denk bijvoorbeeld aan een plenaire vergadering, waarin men vanuit de zaal niet naar een microfoon loopt, maar er een Catchbox de zaal in wordt gegooid; een zachte kubus waar een microfoon in verwerkt zit. Niet alleen heb je het spel element van een ‘balletje’ op gooien, maar het biedt de mogelijkheid voor gasten om ook helemaal achterin goed en duidelijk deel te nemen aan de discussie.

Uiteraard kun je tijdens de events ook ‘echte’ spellen toevoegen om gamificatie toe te passen. Volgens het onderzoek van Dr. Bartle zijn er 4 type ‘gamers’ waar bij ieder op zijn eigen wijze ingespeeld kan worden:

  • Strevers: Zij spelen vooral voor de punten en om skills onder de knie te krijgen.
  • Ontdekkers: Die vinden voldoening in het uitpluizen hoe een spel in zijn werk gaat.
  • Socializers: Zij zien de spellen als een middel om met andere mensen te communiceren.
  • Killers: Dit zijn de spelers die genieten van de macht die zij tijdens een spel krijgen en dat zij zich tijdelijk beter kunnen voelen dan een ander. De winnaars mentaliteit. Het klinkt heel naar, maar het kan best bevredigend zijn wanneer je iemand tijdens een spel weet te verslaan.

Voorbeelden
Zo hebben wij eerder een Quiz setting geproduceerd voor het drankenmerk Monkey Schoulder. De Max & Monty Quiz vond plaats tijdens een internationale bartenderbeurs. Het samen spelen in teams spreekt uiteraard ‘de socializers’ aan. Het is een manier om kennis tijdens het spel te vergaren voor ‘de ontdekkers’, punten te scoren voor ‘de strevers’ en ‘de killers’ zullen enthousiast worden van de winst.

Uiteindelijk is het wel belangrijk om te stellen dat het niet om het winnen gaat! Het gaat om de weg ernaartoe, de verbindingen die de spelers onderling leggen en de skills die ze tijdens de game op doen. In eerdergenoemd voorbeeld leerden zij niet alleen bartender skills tijdens de cocktail quiz rondes, maar ook feiten en informatie over het betreffende product. Op een leuke, leerzame manier stimuleer je de verbinding met het merk. Zo ook bij gamefication op de beursstand voor PostNL. Als je spelen wilt meenemen tijdens je volgende event, bedenk dan goed wat de boodschap is, die je wenst over te brengen. Zorg ervoor dat het géén ‘game plaza’ wordt, waar de samenhang ver te zoeken is.

Food en fun
De concepten van cateraars zijn steeds innovatiever en ook dat stimuleert interactie met bezoekers. Zo hebben wij onder andere in samenwerking met cateraar Hete Peper de ‘Hamburgerband’ vormgegeven. Niet alleen kun je zelf een ‘customised’ hamburger bestellen, maar deze zie je vervolgens via beeldschermen door de keuken gaan, waarna de échte hamburger op een lopende band verschijnt.

Ook hebben wij in deze samenwerking een ‘Theewand’ gecreëerd waarbij de bezoeker zelf zijn thee kan pakken. Beleving én fun factor!
De huidige corona-maatregelen kan je ook op een fun manier ombuigen. Zo hebben we onlangs een bar geproduceerd, welke op een speelse wijze omgaat met de anderhalve meter eis. De anderhalve meter is met deze bar ditmaal niet ‘standaard’ horizontaal gewaarborgd, maar juist verticaal. De bartenders staan hoog in de lucht om op de veilige anderhalve meter afstand jouw drankje aan te bieden.

App gamificatie
Uiteraard is het ook mogelijk om met virtuele apps ‘Gamificatie’ toe te voegen aan een live event. Maar je wilt er wel voor zorgen dat de bezoeker niet alleen op zijn telefoon zit.Juist niet! Om authentieke verbinding te maken, dien je de bezoeker te stimuleren om het echte contact aan te gaan. Wel kan een app ervoor zorgen dat je geholpen wordt in het maken van de verbinding. Apps bieden mogelijkheden voor de bezoeker om meer uit het event te halen. Wat is dan de fun-factor hieraan? Je zorgt ervoor dat de bezoeker niets misloopt, door middel van een grapje in de app of juist in de fysieke ruimte die je koppelt aan de app. Denk aan een real-life speurtocht. Dit zorgt ervoor dat mensen de hele locatie ‘ontdekken’ en door middel van een app en een QR code punten kunnen verzamelen. Zo stimuleer je dat de hele beurs wordt bezocht en wordt het fun element vergroot.

Lay-out en styling
Ook de layout en styling tijdens een event vergroten de fun-factor. Alle eerder genoemde voorbeelden zouden niet mogelijk zijn, zonder passende styling en look-and-feel van de ‘game’. Door te verrassen in de lay-out en styling van je event zorg je ervoor dat het event blijft hangen. De knipoog, de glimlach door humor, vervreemding maar soms ook door een schrik momentje zorgen voor inprenting. Probeer de grenzen op te zoeken en te innoveren. Goed voorbeeld is Project Playground; het event liet zien hoe een event eruit kan zien binnen de anderhalve meter regels. En vooral hoe tof het nog steeds kan zijn! De doelstelling was te prikkelen en enthousiasmeren door middel van sfeer, setting en beleving en dit was een mega succes. Zorg er tijdens een actief event ook altijd voor dat bezoekers even kunnen ontladen. Met relax area’s en plekken waar ze zich, na het ‘aan-staan’ ook even kunnen ontspannen. Hierdoor krijgen ze weer nieuwe energie om indrukken op te doen en verbindingen te leggen. Ook ontspanning kun je zien als een FUN moment.

Conclusie
Laten we het artikel afronden. Als je publiek niet betrokken is en zonder glimlach het event verlaat, dan weet je dat er iets niet goed is gegaan. Je wilt het publiek het event tot zijn volste laten beleven en benutten. De belangrijkste manier om dit te doen is door de betrokkenheid van de bezoeker te stimuleren en te vergroten. Wij geloven in de kracht van fun; het zorgt ervoor dat bezoekers zich betrokken voelen tot ver na het event. Uiteraard zul je niet iedereen tevreden kunnen stellen, maar door goed naar eerdere tips te kijken ben je op de goede weg. Veel succes… let’s make it fun!

Event trends die bepalend zijn voor je concept

De wereld zoals we die kennen vanaf begin jaren negentig krijgt een heel ander karakter. Minder open, minder avontuurlijk, minder vrij en minder vrijblijvend. De behoefte aan vertrouwen en échte verbinding met elkaar groeit.

Boozed is voortdurend op zoek naar inspiratie vanuit allerlei disciplines om op die manier altijd ‘on trend’ te blijven met onze bedrijfsvoering, dienstverlening en assortiment. In deze zoektocht kwamen we in aanraking met het PIM Trendrapport 2021. Een ingedikt voorproefje uit dit rapport wil ik graag delen, omdat het zo waardevol is bij het tot stand komen van concepten.

Bij de verschillende thema’s hebben we toepassingen geschetst hoe we daar als eventbranche mee zouden kunnen omgaan.

  1. Samen sterk
    De manier van samenzijn is aan het veranderen. Ging ‘samen’ de afgelopen tweeënhalve decennia vooral om het principe ‘hoe meer zielen, hoe meer vreugd’, de komende tijd maken we onze communities vooral kleiner. Samenzijn doen we veel meer om veiligheid, geborgenheid en intimiteit bij anderen te zoeken. We trekken ons terug in kleinere bubbels, samen met gelijkgestemden en vanuit dezelfde waarden en overtuigingen. Bovendien hebben we steeds meer behoefte om nuttig te doen; om van betekenis te zijn. Ook dat verschilt met het open en meer vrijblijvende karakter van de netwerken en communities van voorheen. Voorzien wordt dat een merk steeds vaker de facilitator zal zijn om als consument of burger ergens aan bij te kunnen dragen. Samen sterk gaat ook om innovatie van producten en services.
  • Uit deze trend kan je bijvoorbeeld aan hacketons of andere soortige samenkomsten van medewerkers denken om gezamenlijk een oplossing of innovatie te ontwikkelen.
  • Ook passen activiteiten om iets goeds te doen binnen deze trend. Maar ook co-creatie van het event zelf; voor en door het team.
  • Goed nadenken over de doelgroep en de samenstelling van uitnodigingen wordt steeds belangrijker. Dus niet meer hoe meer hoe beter, maar goede segmentatie om de kwaliteit te borgen.
  1. Naturiteit
    De natuur geeft een gevoel van veiligheid en rust. Daarom zoeken we de natuur steeds meer op en halen we ‘m ook veel meer naar onze leefwereld toe. De laatste interieurtrends zijn daar een mooi voorbeeld van. Onze onzekerheid over de toekomst projecteren we ook op de natuur en het klimaat: we beseffen dat er veranderingen nodig zijn om de aarde leefbaar en gezond te houden en we zetten allerlei nieuwe technologieën in om de natuur te verbeteren. Kun je als merk mensen helpen om meer tijd buiten door te brengen of het gevoel van buiten te ervaren?
  • De natuur als decor voor events letterlijk of figuurlijk, beide zijn goed toe te passen. Alleen al de suggestie van groen verlaagt de bloeddruk van bezoekers.
  • Events in de natuur, zijn de ultieme vorm van naturiteit. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor een rouwdienst. Niet iets waar je direct aan denkt, maar de natuur biedt daarbij troost en veiligheid.
  • Echte bomen, gras, florale decoratie, ze geven een gevoel van rust. En je kan ze prima integreren in het eventdesign op locaties binnen. Daarnaast is de geur ook heel prettig. Dit kan je ook met geurcomputer nabootsen.
  • Ook cateringconcepten lenen zich goed om het natuurgevoel in naar voren te brengen; pure ingrediënten en natuurlijke elementen als mos of hout als serveer plateaus.
  • Geluiden vanuit de natuur dragen zeker hun steentje bij en ook in de verlichting kan je de zonintensiteit gedurende de dag nabootsen en toffe projecties creëren.
  1. Escapisme
    Omdat angst en onzekerheid volgens het trendmodel toenemen de komende jaren, neemt ook de drang om even aan die druk te ontsnappen steeds meer toe. Het rapport stelt vast dat er een periode aankomt van relatieve angst en onzekerheid. Merken dienen zich dan ook af te vragen welke activaties of innovaties ze kunnen bieden om consumenten te helpen de angst te reduceren en daarmee het feel-good-gevoel te versterken. Uit het rapport: ‘Technologie kan daarin een rol spelen door extra belevingslagen aan de werkelijkheid toe te voegen. Gamification wordt bijvoorbeeld ingezet om personeel te motiveren of merkbelevingen 24/7 toegankelijk te maken.
  • Escapisme kan je heel goed in events betrekken. Met gave catering concepten waar je gasten een moment van indulgence, of te wel genot bezorgt, creëer je culinaire escapes. Dit kan zowel in food als in dranken.
  • Ook een goed opgezet programma met entertainment; zang, dans, een super goede speech die je kippenvel geeft. Een show die herinneringen maakt en zorgt dat de gasten even niet aan hun dagelijkse sores denken.
  • Het decor van een event brengt je in een andere wereld, fantasie, herinneringen allemaal aspecten die je daarbij kunt gebruiken. Denk daarbij aan festivals Burning man, Wildeburg of Georgie’s Wundergarten.
  • Een super tof merk waar we veel voor werken is Hendrick’s Gin die met hun ‘Unusual approach’ consumenten en bezoekers een instant-feel-good gevoel geeft.
  • En als laatste een full sensetory beleving waarbij al je zintuigen worden getriggerd en je dus voor een moment echt in een andere wereld bent.
  1. Strijdlust
    Er ontstaat een bijzondere dynamiek tussen enerzijds een maatschappij die steeds meer verantwoordelijkheid eist van bedrijven en merken en anderzijds tussen mensen en organisaties die die verantwoordelijkheid oppakken en strijden voor een betere wereld. Deze strijdlustige sfeer leidt tot allerlei massaal protest, zowel in de digitale als in de fysieke wereld. Daarmee wordt verantwoordelijkheid steeds meer afgedwongen. Door de kracht van de ‘crowd’ wordt het voor merken en organisaties steeds lastiger om onzichtbaar of op de achtergrond te blijven en niet actief bij te dragen aan maatschappelijke en sociale vraagstukken en uitdagingen.
  • Laat de doelgroep echt meedenken en indien mogelijk meewerken aan het event. Wat zijn hun ideeën, wensen, struggles.
  • Stimuleer zelfstandigheid bij in het organiseren van events; geef klein groepen de ruimte om events te organiseren, maak budget vrij waarmee ze zelf aan de slag kunnen.
  1. Kwaliteit
    De manier waarop mensen de kwaliteit van producten, diensten, merken en organisaties beoordelen, gaat veranderen. Mensen nemen niet langer genoegen met mooie verhalen: ze willen weten wat een merk daadwerkelijk doet. Met storytelling alleen komen merken dus niet meer weg. Om vertrouwen te krijgen zoekt men naar bewijs, feiten, transparantie en authenticiteit. Waar komt het product vandaan, waar is het precies van gemaakt en hoe zijn de arbeidsomstandigheden in de fabriek? Kwaliteit gaat ook steeds meer over degelijkheid en eenvoud, want dat maakt zaken overzichtelijk. Geef inzicht in producten en ambities. Dan kan en hoeft niet alles perfect te zijn. Dus? ‘Wees transparant en helder over de status quo en de concrete stappen die worden gezet.’
  • Binnen deze trend kan je als organisator meer inzicht geven in de footprint van het event. Werk samen met duurzame organisatiebureaus, cateraars en toeleveranciers. Combineer reizen en compenseer waar mogelijk.
  • Zorg voor een ijzersterke boodschap en laat het event echt van toegevoegde waarde zijn voor de communicatie. Geef ze meer dan dat ze online zouden krijgen; meer inhoud, meer beleving, meer kippenvel en meer ‘ons’ gevoel.
  1. Aandacht
    Hoe krijgt een merk in de toekomst nog aandacht van de doelgroep? Een interessante vraag omdat de strijd om aandacht steeds groter wordt. Mensen kunnen de enorme bak aan informatie die op ze afkomt simpelweg niet meer verwerken. Met alle gevolgen van dien. Aandacht wordt schaars en men gaat er steeds selectiever mee om. Met gestandaardiseerde en geautomatiseerde aandacht komen merken niet meer weg; alleen met échte menselijke aandacht maak je nog verbinding. Het herkennen en erkennen van hele specifeke of persoonlijke behoeften en het verkleinen van de afstand tussen merk en klant zijn nodig om de aandacht van klanten voor je te winnen. Maar denk ook aan ‘less is more’. Consumenten zijn steeds vaker bereid te betalen voor het tijdelijk ‘uitzetten’ van dingen. Denk aan JOMO, de noise cancelling-koptelefoons, de soundprint van restaurants en apps die helpen om te concentreren. Wat kan jouw merk betekenen als het gaat om aandacht en focus?
  • Binnen deze trend kan je denken aan heidesessies, even weg van alle prikkels, misschien zelfs je telefoon inleveren. Bereikbaar ben je dan in nood via een centraal nummer.
  • Ook een soundprint zou op netwerk events goed toepasbaar zijn. Net als een silent disco achtige setting waarbij je alleen de spreker hoor en niet afgeleid wordt door hoestende mensen.
  • Iedere bezoeker is uniek en zou ook die persoonlijke aandacht moeten krijgen. Gepersonaliseerde aandacht in accreditatie en welkom heten verzorgd door de steeds betere ticketing en accreditatie systemen, cateringwensen; diëten of misschien wel guilty pleasures, break out sessies en ontzorgen, passen volledig in dit thema. Deels geautomatiseerd vanuit het systeem maar tot in de puntjes uitgevoerd.

Ben je na dit gelezen te hebben nog nieuwsgieriger geworden naar het rapport, check dan hier het hele rapport.

Noblecast: streaming met automatische ondertiteling

Ga je binnenkort een hybride event organiseren? Kijk dan eens naar het streaming platform van Noblecast. Dit simpele en gebruiksvriendelijke platform biedt je voldoende mogelijkheden om snel een stream te realiseren en het heeft een aantal hele mooie verrassende features.

Streamen in het platform zelf
Bij de meeste platformen heb je nog aparte software nodig om je stream te realiseren. Noblecast is een van de weinige waarin je rechtstreeks in het platform zelf streamd. Met een simpele streamkey ben je heel snel online. Het voordeel hiervan is dat je niet afhankelijk bent van een derde partij en dat je makkelijk van te voren kunt testen of alles werkt

Interactie
Noblecast heeft er bewust voor gekozen om geen uitgebreide mogelijkheden voor interactie aan te bieden. Ze beperken zich tot een chat en een poll functie. Deze twee zijn dan wel weer goed te uitgedacht en makkelijk in het beheer. Zo heb je automatisch een de beschikking over een cue scherm voor je presentator en zijn ze ook goed te gebruiken op een mobiele telefoon. Handig voor je publiek in de zaal.

Branding
Waar je bij de meeste platformen maar minimale aanpassingen kunt doen wat betreft de branding kan je bij Noblecast de kleuren en logo’s aanpassen aan je huisstijl. Ook is het mogelijk om onderaan de stream meer informatie kwijt te kunnen met eventueel foto’s, links etc.

Automatische ondertiteling
Om je stream toegankelijk te maken is het bij Noblecast mogelijk om de automatische ondertiteling aan te zetten. We hebben het getest en het blijkt heel nauwkeurig te zijn en wat ons betreft werkt het zelfs beter dan wanneer je je uitzending live laat ondertitelen

Tweede stream voor je tolk
Voor organisatoren die werken met een tolk tijdens je uitzending is dit de oplossing. Moest je vroeger in je stream een extra blokje plaatsen met daarin het beeld van je tolk. Bij Noblecast heeft de tolk zijn eigen plaats op de pagina en kun je hem aan of uitzetten. Zo staat hij niet over je hoofdbeeld heen en kan je hem of haar goed in beeld brengen.

Social & Web​
Wil je je event ook live streamen of bijvoorbeeld Facebook of LinkedIn? Of zend je liever uit via je eigen website? Geen probleem, Noblecast levert je een iFrame die je gemakkelijk op je eigen website kan plaatsen.

Zes redenen om nu lid te worden van Club BENG

Club BENG

Club BENG is dé netwerkclub voor event-, marketing en communicatieprofessionals in de regio Den Haag. Misschien denk wel je: weer een netwerkclub wat moet ik er mee? Om je te overtuigen om gelijk lid te worden geven we 6 redenen om je vandaag nog aan te melden.

1. Verbeter jezelf
Vaak ben je zo druk met je dagelijkse werkzaamheden dat je jezelf geen tijd gunt om ook eens buiten je eigen organisatie te kijken naar trends en ontwikkelingen. Bij Club BENG komt je op een natuurlijke manier in contact met mensen uit hetzelfde vak en deel je automatisch praktijk ervaringen met ze. Bij elke bijeenkomst is er een spreker die je aanzet om na te denken over je vak en wat jezelf kan verbeteren aan jezelf.

2. Krijg energie
Ken je dat gevoel? Je maakt even een uitstapje naar een andere omgeving, ontmoet nieuwe mensen en je hebt gelijk weer energie. Die energie krijg je bij Club BENG. Als basis hebben we altijd een inspirerende locatie, verwennen we je met heerlijke catering en nodigen we de leukste sprekers voor je uit. Je verlaat elke bijeenkomst vol nieuwe plannen.

3. Bouw je netwerk uit
Je ontmoet nieuwe mensen bij Club BENG die je nieuwe perspectieven en ideeën bieden die je in je functie kunnen helpen. Alle leden van Club BENG hebben hetzelfde doel: kennis delen en inspiratie op doen. Zo ontstaan er spontaan nieuwe samenwerkingen en wellicht nieuwe mogelijkheden.

4. Creëer waarde
Wanneer je bij Club BENG samenwerkt met andere partijen, versterk je elkaar. Niet alleen op economisch gebied, maar ook sociaal gebied. Duurzaam samenwerken lukt immers veel beter als je dit samen met anderen doet. 

5. Haal niet alleen maar breng vooral
Wat is er nu leuker dan andere mensen te helpen? Bij Club BENG breng je eigen kennis en ervaring in en help je zo andere leden om beter te worden in zijn of haar vak.

6 . Maak plezier
Bij Club BENG draait het in eerste instantie om kennis en inspiratie maar we maken ook plezier. We organiseren geen saaie bijeenkomsten maar zorgen voor een portie humor en plezier bij elke bijeenkomst.

Meld je nu aan
Wil jij lid worden van Club BENG? Meld je dan nu aan via deze link

Club BENG is een initiatief van Beeld en Geluid Den Haag en is mede mogelijk gemaakt door de Gemeente Den Haag

Online en hybride events zijn de toekomst

Onderzoekers voorspellen dat de consument nooit meer hetzelfde zal zijn. Dat vinden we als conclusie terug in artikelen over hoe consumentengedrag zich ontwikkelt in de nasleep van de pandemie. Consumenten denken meer dan ooit aan hun gezondheid en willen niet meer in grote groepen bijeen komen. Online en hybride events gaan een gouden toekomst tegemoet.

Overigens is het goed een disclaimer te plaatsen bij al die onderzoeken. De praktijk laat zien dat gedrag zich moeilijk laat voorspellen. Toen kort geleden de teugels gevierd werden, bezochten met name jongeren massaal de grote feesten, stapten vakantiegangers alsnog in het vliegtuig en werd reikhalzend uitgekeken naar de meerdaagse festivals die in de steigers werden gezet. Kortom, consumenten doen niet altijd wat ze zeggen (in de onderzoeken). Toch wordt verwacht dat, mede gelet op de goede ervaringen van het afgelopen jaar, de online en hybride events blijvend zijn. Natuurlijk, de behoefte aan face to face elkaar ontmoeten en inspireren blijft. Online en hybride events spelen in op de onderbuikgevoelens die de pandemie bij veel mensen teweeg brengt en bieden nieuwe kansen.

Bureau DDG Smart Marketing stortte zich na de lockdown, in samenwerking met platform Let’s Get Digital, op de online en hybride events, zo lezen we in een artikel in het EventBranche Magazine 1/2 Jaarboek. Vanuit de ‘lessons learned’ delen Ester de Graaf van DDG Smart Marketing en Bart Krijgsman van Let’s Get Digital in hetzelfde artikel de volgende tips en aanbevelingen voor het succesvol organiseren van online en hybride events:

TIP 1: Digitaal evenement organiseren? Mik op experience
‘Een online event is niet alleen een digitaal programma neerzetten. Juist online moet de beleving centraal staan. Daarom staat het woord experience bij ons platform boven alles. Natuurlijk moet je in de basis een goed platform hebben, maar een online event is pas vet als het een beeldbuis-belevenis is.’ Ester de Graaf vult aan: ‘Door die experience features van Let’s Get Digital voelt het realistisch aan. Mooi voorbeeld is de speeddating in het platform. Daar zien we hoe snel mensen na een blind date van 2 minuten online echte connecties maken.’

TIP 2: Profiteer van data-kansen
‘Wij verzamelen enorm veel data. Dat is ook echt het grote voordeel van hybride en online. Je weet precies wie, hoeveel seconden naar een presentatie heeft gekeken bijvoorbeeld. Inmiddels kun je likes sturen tijdens programmaonderdelen, applaudisseren, maar bijvoorbeeld optioneel ook tomaten gooien, overigens zonder dat de spreker het ziet. Dat wordt allemaal geregistreerd waardoor je een goed beeld krijgt. Gevolg is dat we in het natraject volledig gepersonaliseerde rapporten van bezoekers kunnen maken.’

TIP 3: Klantcontact online
‘Er is een nieuwe markt voor online events die draaien om klantcontact. Denk bijvoorbeeld aan recruitment trajecten met online events. Of een traject waarbij maandelijks een mini event online updates geeft en daarmee het voortraject is naar dat krachtige face to face evenement. De data uit zo’n traject is weer de input voor je salesafdeling. Dus meer events, wellicht wat minder live, maar uiteindelijk gaat onze branche groeien.’

TIP 4: Verander de mindset
‘De mindset moet nu echt om: hou niet vast aan het oude vertrouwde, maar zie nieuwe kansen.’

TIP 5: Rouleer content
Ester de Graaf: ‘Wij zien veel mogelijkheden in intensiever gebruik van content. Dat begint met een online event of face to face. Maar daarna kun je die content op verschillende manieren hergebruiken. In blogs, in videoverslagen, in social media, in newsletters. Als je kostenbewust naar een event kijkt, moet je dus realiseren dat de content die daar uit voortkomt echt brandstof is die veelvuldig gebruikt kan worden. Het event is een content engine!’

TIP 6: Combineer Social media en events
Ester de Graaf: ‘Zodra je de juiste combi weet te bouwen tussen sociale media en events, zijn er opeens nieuwe vormen denkbaar en oneindig veel mogelijkheden, zelfs om communities op te bouwen of complete ecosystemen te versterken. Events zijn een platform voor influencers!’

Rechtsgeldig stemmen via het online platform van Beeld en Geluid Den Haag

Sinds kort is het mogelijk om via het online eventplatform van Beeld en Geluid Den Haag rechtsgeldig te stemmen. Invitado (het platform van Beeld en Geluid) is een samenwerking aangegaan met Lumi AGM (Legal Voting). Deze samenwerking biedt onze relaties de mogelijkheid binnen één virtuele omgeving een interactief online of hybride event met rechtsgeldige stemmingen te organiseren.

Rechtsgeldig stemmen.
We beiden al sinds de introductie van ons platform de mogelijkheid om te stemmen door middel van polls. Helaas was het tot nu toe niet mogelijk om deze als rechtsgeldige stem te laten meetellen voor bijvoorbeeld je ALV. Veel statuten stellen speciale eisen aan het stemmen en daar hebben we nu een goede oplossing voor. Met de expertise en integratie van de beproefde software van Lumi kunnen we dit nu wel.

Legal Voting
Deze rechtsgeldigheid is met name van belang bij stemmingen die doorslaggevend zijn in een beslissingsproces, zoals bij leden- en aandeelhoudersvergaderingen. Deelnemers aan events brengen hun stem gemakkelijk uit via het platform van Beeld en Geluid, waarin Lumi AGM geëmbed is. 

Je hoeft dus niet tijdens je online of hybride event opeens over te stappen naar een ander systeem. Omdat beide systemen aan de achterkant wel zijn gescheiden blijft de vereiste anonimiteit en de juridische validiteit van de stemmen voor de volle honderd procent gewaarborgd.

Wil je meer informatie over hoe je je ALV of aandeelhoudersvergadering online of hybride kan organiseren? Neem dan contact op met Beeld en Geluid voor meer informatie.

30 tips om je online event interactief te maken

We zijn inmiddel al meer dan een jaar druk bezig met online events en leren elke dag weer bij. Interactie met je bezoekers is een van de belangrijkste zaken om ervoor te zorgen dat je impact maakt met je evenement. Hier vind je 30 tips om interactie te genereren voor jouw online evenement.

  1. Chat
    Gebruik de chat actief en vraag tijdens je event aan je deelnemers of ze nog vragen hebben. In de praktijk blijkt dat als mensen eenmaal beginnen te chatten andere deelnemers vanzelf mee gaan doen. Wil je dit stimuleren? Vraag dan vooraf aan een aantal deelnemers om een vraag te stellen in de chat. Zo heb je zelf invloed op een actieve start. Mensen voelen zich meer betrokken bij je event als ze mee kunnen praten. Zorg als moderator tevens dat je altijd een aantal Q&A’s op voorhand hebt. Mocht het publiek niet actief zijn in vragen stellen, dan heb je alsnog voorbeeld vragen.
  1. Polls
    Het uitzetten van een poll wekt nieuwsgierigheid bij je deelnemers op. Ze krijgen antwoord op de vraag hoe andere deelnemers denken over een bepaald onderwerp en je zet ze aan het denken over hun mening. Gebruik een poll niet alleen aan het begin van je event maar vooral tussendoor. Instrueer je sprekers ook vooraf om diverse polls te verwerken in de presentatie. Ook hier geldt dat mensen zich meer betrokken voelen als ze mee kunnen praten.
  1. Plug-ins
    Plug-ins zijn korte workshops die je tussendoor kunt geven aan je deelnemers. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een workshop over vloggen, tekenen, bloggen, storytelling of radiomaken. Het eindproduct kunnen deelnemers gelijk delen via een mailbericht of whatsapp. Op deze manier zien andere deelnemers ook het resultaat en kun je actief tips & tricks delen.
  1. Flow
    Zorg voor een goede flow. Werk in korte blokken en breng energie in je event. Bijvoorbeeld door te werken met voldoende pauzes of verschillende presentatoren. Afwisseling is heel belangrijk. Al die kleine dingen zorgen er samen voor dat de energie gaat stromen en dat een bijeenkomst klopt.
  1. Inloop
    Voordat je begint met je uitzending is het verstandig om te werken met een digitale inloop. Tijdens de inloop laat je een filmpje zien en zet je de chat alvast open. Hierdoor kan iedereen die inlogt alvast chatten en kennismaken met het platform. Ook kan de moderator deelnemen aan de chat en stel je deelnemers in de gelegenheid om eventuele technische vragen te stellen.
  1. Presentator
    De presentator heeft heel veel invloed op de interactie met de deelnemers. Wanneer de presentator zich rechtstreeks tot de deelnemer richt, vragen stelt en regelmatig wijst op de chat, dan worden deelnemers gestimuleerd om te reageren. Laat je presentator regelmatig tijdens het event de chat benoemen en vragen uit de chat behandelen. Zo krijgt de deelnemer echt het idee dat hij onderdeel is van het event.
  1. Vooraf betrekken
  2. Verstuur of mail je deelnemers voorafgaand aan je event alvast iets op. Deel filmpjes, presentaties of artikelen en betrek ze op deze manier bij je event. Of laat ze vooraf een enquête invullen. De uitkomst hiervan deel je tijdens je event. Gebruik een trigger in de mail waarvan men denkt dat het een must is om in te loggen. 
  1. Bezorg iets lekkers
    Stuur een borrelbox, lunchbox of snackbox naar je deelnemers voorafgaand aan je event. Zo genieten deelnemers van iets lekkers tijdens het webinar en breng je gelijk een positieve sfeer in je event. 
  1. Raise hands
    De meeste platformen bieden de mogelijkheid tot het opsteken van een digitale hand. Degene die zijn digitale hand opsteekt, vraagt om live in de uitzending te komen. De moderator moet hier toestemming voor geven. Je kan deze functie gebruiken om een vraag te stellen en zo een deelnemer op scherm antwoord te laten geven.
  1. Break-outs
    Verdeel je deelnemers in kleinere groepen (meestal max. 16) en behandel een bepaald onderwerp. Houd de break-outs kort en zorg voor een duidelijke opdracht. Een goede break-out staat onder leiding van een moderator die informatie ophaalt en deze later weer deelt in het plenaire deel van het event. Zo blijven deelnemers actief bezig en creëer je een mooi samenhangend programma.
  1. Beleving van je deelnemers
    Beleving bij een online event is belangrijk. Door persoonlijke content te delen van jezelf of de deelnemers prikkel je deze. Geef bijvoorbeeld een kijkje achter de schermen bij jouw organisatie. Ook het gebruik van foto’s of muziek houdt je deelnemers betrokken bij je event. Met de participant matrix kan je kijkers live in beeld brengen, dus heel direct betrekken bij de uitzending.
  1. Chat carrousel
    Veel mensen denken dat je bij een online event niet kunt netwerken. Natuurlijk is het live netwerken nog steeds het leukste maar online zijn er gelukkig ook voldoende mogelijkheden. Zet bijvoorbeeld een chat carrousel in. Dit is een module waar deelnemers random aan elkaar worden gelinkt en een bepaalde tijd met elkaar kunnen videochatten. 
  1. Networktable
    Een andere module om te netwerken is de networktable. Hierbij worden deelnemers met 4, 8 of 16 personen in een een digitale kamer gezet en kunnen actief met elkaar kennismaken. Alle deelnemers zien en horen elkaar. Zorg er wel voor dat je je deelnemers vooraf goed instructies geeft over het gebruik van de microfoon en webcam.
  1. Storytelling
    Wil je dat je deelnemers het hele event aandachtig blijven volgen? Maak dan gebruik van storytelling. Vertel aan het begin van je event iets waar je later tijdens je event op terugkomt. Hoe spannender je het maakt hoe nieuwsgieriger mensen worden en blijven deelnemen. Dit kan je tijdens je event herhalen. We noemen dit ook wel: save the best for last.
  1. De pauze
    Het is natuurlijk heel makkelijk om tijdens de pauze het scherm op zwart te zetten en hopen dat iedereen na de pauze er weer is. Veel leuker is het om de pauze te gebruiken voor een stuk ontspanning. Laat je deelnemers bijvoorbeeld kiezen wat voor muziek ze willen horen tijdens de pauze. Doe dit vooraf door middel van een poll. Dit creëert betrokkenheid en geeft de organisatie de tijd om de juiste track klaar te zetten.
  1. Gebruik WhatsApp
    Iedere deelnemer heeft zijn of haar telefoon bij de hand en kan heel makkelijk via WhatsApp bijvoorbeeld een foto doorsturen. Maak hier gebruik van. Vraag of ze een foto willen sturen van zijn of haar werkplek of bijvoorbeeld van iets dat ze hebben gemaakt. Deze beelden kunnen weer worden getoond in het event.
  1. Bingo
    Natuurlijk kan je een bingo toevoegen als onderdeel van je programma maar het is ook mogelijk om deze de gehele uitzending door te laten lopen. Je maakt een bingokaart met daarop woorden of zinnen die je tijdens je event gebruikt. De winnaar krijgt een mooie prijs.
  1. Wordcloud
    Laat deelnemers in een woord een mening geven over een bepaald onderwerp. Het online platform genereert dan automatisch een wordcloud met de uitkomst.
  1. Quiz
    Wil je informatie overdragen of toetsen wat de kennis is van je deelnemers? Werk dan met een Quiz. De meeste platformen bieden deze mogelijkheden aan. Leuk voor teambuilding en ook voor de onderlinge competitie. Deel de uitslagen in je uitzending en koppel er een prijsuitreiking aan.
  1. Winactie
    Zet een winactie op voor bijvoorbeeld de meest originele werkplek of post op social media. Tijdens je event is dit makkelijk te modereren en te delen met de andere deelnemers. Om het nog makkelijker te maken kun je werken met een speciale hashtag.
  1. Deel je programma
    Stuur voordat je begint je programma door naar alle deelnemers. Zo weten ze precies wat ze kunnen verwachten en zijn ze eerder bereid om actief deel te nemen.
  1. Beantwoord de vragen
    Neem de tijd om zoveel mogelijk vragen te beantwoorden. Kondig dit ook regelmatig aan. Deelnemers zullen blijven kijken of te zien of zijn of haar vraag wordt beantwoord.
  1. Actieve moderator
    We komen nog te veel tegen dat een moderator pas op de dag van het event zelf wordt gebriefd en eigenlijk geen idee heeft wat hij moet doen. Een gemiste kans omdat de moderator de schakel is tussen de deelnemers en de presentator. Zorg er dus voor dat hij of zij goed op de hoogte is van het programma en ook inhoudelijke kennis heeft. Wanneer de moderator actief communiceert in de chat en naar de presentator dan zullen de deelnemers dit voorbeeld volgen.
  1. Gebruik de namen van je deelnemers
    Wanneer een deelnemer een vraag stelt en deze wordt behandeld, noem dan de vragensteller bij naam. Begrijp je de vraag niet helemaal, stel dan de deelnemer een vervolgvraag die hij of zij gelijk in de chat kan beantwoorden. De vraagsteller zal de individuele aandacht waarderen.
  1. Vraag naar de verwachtingen
    Wanneer je begint met je online event, stel dan gelijk de vraag aan de deelnemers wat ze ervan verwachten en welke onderwerpen ze graag willen behandelen. Je kan alle deelnemers ook vooraf een kleine enquête sturen. Zo weet je vooraf aan je event welk onderwerp je deelnemers interessant vinden.
  1. Kwaliteit 
    Niets is zo vervelend als een slechte verbinding, geluid of beeld. Zorg er voor dat je alles goed voor elkaar hebt en dat je deelnemers op een hele makkelijke manier kunnen deelnemen aan je online event. Werk met professionele apparatuur en kies een gebruiksvriendelijke platform waar alle interactie tools die je nodig hebt al in zitten.  Meerdere camera’s bieden meer afwisselings mogelijkheden en dus een spannender beeld om naar te kijken.
  1. Downloads
    Geef je een presentatie of heb je meer informatie die je wilt delen met je deelnemers? Zorg er dan voor dat ze deze aan het einde van je event kunnen downloaden. Vertel ze dat ook. Zo geef je ze een extra motivatie om tot het einde van het event aanwezig te zijn.
  1. Zet mensen in beweging
    De spanningsboog voor online event is een stuk korter. Het is dus belangrijk om de aandacht vast te houden. Dit kan je doen door je deelnemers af en toe iets anders te laten doen. Laat ze even gaan staan, geef ze de mogelijkheid om een kopje koffie te halen of laat ze iets pakken wat onderdeel is van je event. Organiseer een online energizer (een fysieke oefening vanuit je werkplek), een leuke variatie in het programma maar ook leuk om je collega’s op dat moment in de stream voorbij ziet komen (d.m.v. inbellen).
  1. Muziek
    Bij live events werken we veel met muziek. Op een of andere manier vergeten we dit nog wel eens tijdens een online event. Boek een DJ en laat deze op verzoek bepaalde muziek draaien en maak voorafgaand aan je event een speciale Spotify lijst aan waar mensen op kunnen stemmen.
  1. Gebruik SMS of mail
    Bij een online event moeten we echt voor zorgen dat iedereen ook gaat kijken. De drempel om niet deel te nemen is laag. Stuur daarom kort voor je event nog een SMS of mail bericht met daarin de aankondiging dat we bijna gaan starten.

Content marketing voor jouw evenement

In deze blog ga ik je meer vertellen over hoe je content marketing kan inzetten om je evenement nog succesvoller te maken. Door de inzet van deze marketingtechniek krijg je een beter beeld van wat je met je evenement kan bereiken en hoe je veel meer exposure uit je bestaande activiteiten kan halen.

Kansen laten liggen
Vraag een willekeurig content marketing specialist wat hij of zij van het organiseren van evenementen vind en de kans is groot dat je als antwoord krijgt dat een evenement de uitgelezen kans is om content te genereren. Waarschijnlijk komt er dan ook gelijk de opmerking achter aan dat ze het zonde vinden dat organisatoren deze content niet voldoende gebruiken en heel veel kansen niet gebruiken. Ik ben het daar wel mee eens.

Wat is content marketing?
Het is een marketingtechniek die draait om het creëren en distribueren van relevante en waardevolle informatie om een duidelijk omschreven en begrepen doelgroep aan te trekken en te binden. Kortom: je creëert zoveel  mogelijk (relevante) content en publiceert dat op zoveel mogelijk verschillende kanalen. 

Je evenement verlengen
Door content marketing goed in te zetten verleng je je evenement op een natuurlijke manier. Je dwingt jezelf om goed na te denken over het voortraject van je evenement waardoor je meer exposure krijgt en dus ook meer bezoekers. Tijdens je evenement ga je content verzamelen die we ook weer gaat inzetten voor je natraject. Zo bouw je aan een langdurige relatie met je doelgroep en kan je meer sturen op de inhoud van je evenement. Uiteindelijk gaat je resultaat van je evenement omhoog.

Hoe pas je het toe?
Voordat je begint ga je eerst je doel benoemen. Wil je meer bezoekers naar je evenement? Wil je je ambities delen of wil je expertise claimen? Allemaal vragen waar je antwoord op moet geven. Hoe duidelijker je doel is, hoe makkelijker je jezelf maakt.

Daarna ga je je doelgroep benoemen. Kijk hier vooral na welke interesses je doelgroep heeft en op welke (online) platformen ze zijn te bereiken. Neem geen genoegen met een lijst met potentiële bezoekers, maar verdiep je echt in je gasten. Weet je bepaalde zaken niet? Vraag het je doelgroep. Het is helemaal niet raar om eerst een enquête te sturen naar je doelgroep om deze informatie op te halen bij ze.

Heb je deze twee zaken goed in kaart dan kan je verder met de volgende stappen. De klantreis bepalen (customer journey), je content benoemen en dan uiteindelijk alles inplannen.

Customer journey
Wat is dat? Een deftig woord voor je klantreis. Met andere je benoemt de reis die jouw doelgroep gaat doorlopen voordat ze naar je evenement komen. Hierdoor weet je precies welke stappen jouw doelgroep onderneemt en hoe je hierop in kunt spelen met je content. De reis van gaat over in verschillende fases. Zien, denken, doen en bevestigen. 

Eerst maakt je doelgroep kennis met je evenement (zien), daarna gaan ze nadenken of je evenement interessant genoeg is om naar toe te komen (denken). Vervolgens melden ze zich aan (doen) en dan worden ze bevestigd dat ze de juiste keuze hebben gemaakt en gaan ze ook daadwerkelijk je evenement bezoeken (verzorgen).

Wat is content en welke soorten zijn er?
Content is er in tekst, beeld en geluid of een mix daarvan. Je kunt bij content denken aan video’s, artikelen, infographics, animaties, foto’s en geluidsfragmenten. Je hebt verschillende soorten content. Content waar je beheerder van bent, content waar je voor hebt betaald en content die andere mensen over je maken. Het liefst wil je natuurlijk dat je content viraal gaat. Humor, actualiteit, herkenning, ontroering en inspiratie zijn hiervoor belangrijke onderdelen

Plannen maar!
Bekijk nu wat voor soort media je gaat inzetten voor welk doel en met welke content. Bijvoorbeeld:
Blogs → zien → lijstjes (bijvoorbeeld een top 10 lijstje)
Video → verzorgen→ interview met bijvoorbeeld sprekers
Email → doen → bestel tickets
Advertenties → zien → aankondiging

Heb je dit gedaan dan ga je deze content inplannen op het moment dat je deze wilt publiceren. Houdt hierbij rekening dat voorafgaand aan je evenement een periode van 6 tot 8 weken neemt om te gaan communiceren en na je evenement nog zo’n 4 weken doorgaat met plannen.

Meten is weten
Wat leveren je inspanning nu concreet op? Heeft jouw geplaatste content zijn doel bereikt? Hoe meer doelen je kan benoemen om te meten om te kijken of je content marketing heeft gewerkt hoe beter. Je kan meten op bereik, aantal weergaves, bezoekers, aanmeldingen, reactie etc. Zet deze doelen ook in je kalender, zodat je tussentijds bij kunt sturen mocht dit nodig zijn.

Ik hoop dat ik met deze blog voldoende info heb gegeven om vol enthousiasme aan de slag te gaan. Lijkt het je allemaal teveel werk? Betrek dan je collega’s en stakeholders van je event bij je content marketing. Zo vergroot je ook intern je betrokkenheid bij je evenement en haal je nog sneller je doelstellingen. 

6 redenenen om nu je live event te plannen

Het mag weer
We hebben er heel lang op gewacht maar ‘live’ mag weer! Vanaf 30 juni kunnen met corona toegangsbewijzen, onder voorwaarden, eendaagse evenementen met 100% van de bezoekerscapaciteit worden georganiseerd. Wil je toch de 1,5 meter aanhouden dan kan dat ook en houden we bij het hele event rekening met deze maatregel. 

Je bent een van de eerste
Iedereen heeft er naar uitgekeken en kan niet wachten om als een van de eerste deel te nemen aan een live event. We hebben elkaar zo lang niet ‘live’ gezien en de behoefte om bij te praten, te netwerken en te genieten van onze heerlijke catering is groot. Wacht niet te lang met het inplannen van je event want zometeen heeft iedereen weer zijn of haar agenda vol staan met allerlei bijeenkomsten.
Gebruik onze opgedane kennis

Bij Beeld en Geluid Den Haag hebben we de afgelopen periode enorm veel kennis opgedaan over het organiseren van (online) events, campagne matig plannen, contentmarketing en natuurlijk alles op het gebied van veiligheidsmaatregelen. Zo helpen we je om je gasten zich veilig te voelen bij Beeld en Geluid Den Haag.

Van live tot hybride of online
Nog nooit zijn we met z’n allen zo flexibel geweest. Het omschakelen van live naar hybride of volledig online is op dit moment op zeer korte termijn te realiseren. Laat je dus niet ontmoedigen door de onzekerheid over corona maar plan je event gewoon in. Veranderen de maatregelen? Dan schakelen we samen met jou snel naar een andere vorm.

Maak Impact
Je wilt Impact maken met je event. Dat doe je door inhoud, energie en interactie. Wanneer je nu je event inplant weet je zeker dat je bezoekers hier energie van krijgen. Ze mogen na lange tijd weer naar een live event! Zo heb je er al een van de drie geregeld en we weten zeker dat het met de inhoud en interactie ook helemaal goed gaat komen.

Netwerken!
Wat hebben we het gemist: kennismaken met vakgenoten, bijpraten met collega’s of relaties. Een van de belangrijkste onderdelen die we bij een online event niet optimaal konden vervangen. Bij Beeld en Geluid hebben we in samenwerking met onze cateraar Karsten & Kuiper heerlijke borrel arrangementen samengesteld. We werken met verse ingrediënten en alles wordt zelf gemaakt in de professionele keuken van Beeld en Geluid.