Het is een van de grootste ergernissen in de eventsector, de no-shows. Mensen die aangeven aanwezig te zijn maar die, als het moment daar is, het laten afweten. Zonder dit even vooraf te melden. Er zijn no-shows percentages bekend van 15 tot 30% (bij online events ligt dit hoger), in uitzonderingsgevallen zelfs tot 60%. We moeten dit niet normaal vinden, net zoals we bier gooien op het voetbalveld niet normaal moeten vinden. Wat kunnen we eraan doen? Hoewel no-shows nooit helemaal te voorkomen zijn, kan je met een combinatie van de volgende acties het percentage no-shows positief beïnvloeden.

1. BETALEN
   Onderzoek wijst uit dat gratis events een gemiddeld no-show percentage hebben van 15 tot 30%. Bij events waarbij je voor deelname vooraf betaalt ligt dit tussen de 5 en 10%. Overweeg om een bescheiden bijdrage te vragen voor deelname aan je event. Motiveer dat door te benadrukken wat het event biedt: denk aan kennisdeling, netwerk en catering. Zorg dat je wat extra’s biedt, zoals een bijzondere locatie of een meet-and-greet. Zelfs een klein prijskaartje verhoogt de waarde van je event. Vind je dit te ver gaan, denk in ieder geval aan het in rekening brengen van de gemaakte kosten voor catering. Stel het bedrag vast en meldt dit vooraf. Vergelijk het met het betalen voor retourzendingen bij webshops.
2. GEMAK
   Het lijkt tegenstrijdig met het voorgaande, maar maak het gemakkelijk voor deelnemers om zich af te melden. Het is niet leuk een afmelding te ontvangen, het is altijd nog beter dan een no-show. Het biedt kansen om je locatie en de catering in te richten op het werkelijk aantal deelnemers, om mensen van de reservelijst te benaderen etc. Zorg in je communicatie voor contactinformatie en voor mogelijkheden om op een mail te reageren, zoals met een toegevoegde link. Zo maak je het afmelden laagdrempelig. Je voorkomt dat deelnemers die zich netjes willen afmelden het erbij laten, omdat het een zoektocht is hoe en waar ze zich kunnen af melden.
3. IMPACT
   Een hoog percentage no-show heeft negatieve effecten op het event. In het event is veel tijd, geld en energie geïnvesteerd, niet komen opdagen zonder dit tijdig te laten weten is respectloos richting al die inspanningen van de organisatie. Maak de impact zichtbaar, er is niets mis met het inbouwen van psychologische prikkels. Wijs deelnemers op verspilling van bijvoorbeeld voedsel bij het niet komen opdagen. Maak deelnemers attent op de wacht- of reservelijst: realiseren zij zich dat zij een plaats wegnemen van iemand die er ook graag bij was geweest?
4. COMMITMENT
   Kies als eventorganisatie voor een persoonlijke benadering. Dit zorgt voor meer verbinding tussen organisatie en deelnemer. Dit commitment verkleint de kans op no-show. Een persoon teleurstellen is toch lastiger dan een onpersoonlijke of anonieme organisatie. Benader je deelnemers persoonlijk, zorg voor meerdere contactmomenten. Iedere potentiële deelnemer moet zich gezien en welkom voelen. Bouw een band op met de deelnemer in het uitnodigingstraject. Laat het daar overigens niet bij, zet die persoonlijke benadering door tijdens het event zelf en ook in het na-traject.
5. REMINDERS
   Het begint met de bevestiging van de aanmelding. Een ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de deelnemer zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Hanteer een strakke reminder strategie gebaseerd op herhaling. Eén mail wil nog weleens tussen alle mails ongezien blijven, door herhaling verklein je die kans. Het kan een simpele save-the-date zijn, maar ook de bekendmaking van programmaonderdelen of de locatie. Het biedt ook kansen om, hoe dichter de datum van je event nadert, informatie toe te voegen die de deelnemers extra prikkelt. Een boodschap die werkt op hun FOMO-gevoel. Naast email zet je updates en social media in om het gevoel van opwinding over het naderende event te vergroten. In de praktijk blijkt dat het sturen van een SMS een krachtige reminder is. Een
   SMS valt meer op en heeft daarmee een hoge attentiewaarde. Let op, denk aan het commitment, zorg dat de SMS wel persoonlijk is.

Meten is weten. Zowel voor live events als voor hybride en online events zijn er applicaties beschikbaar om vrij gemakkelijk data te vergaren over deelname, afzegging en no-show. Wellicht geven deze data je als organisatie aanleiding om nader onderzoek te doen naar het waarom van de no-shows. Het helpt je bij het kiezen uit de bovenstaande aanbevolen acties. Voor live events geldt uiteraard dat de te kiezen locatie goed bereikbaar moet zijn, zowel met openbaar vervoer als met de auto (en daarvoor over voldoende parkeerplaatsen beschikt). Ook dat voorkomt no-shows. Is dit niet het geval dan is het te overwegen vervoer aan te bieden vanaf een nabijgelegen verzamelpunt, bijvoorbeeld met shuttlebussen. Overigens is een inspirerende, niet alledaagse locatie sowieso een extra trigger voor mensen om het event te bezoeken. Veel succes met het terugbrengen van de no-shows.